Portail client expert-comptable
Portail client pour expert-comptable et cabinet comptable
Justificatifs et factures arrivent directement dans le Google Drive du cabinet, et les clients retrouvent leurs comptes finis dans leur propre espace.
- Les clients déposent leurs pièces en ligneDepuis un ordinateur ou un téléphone, dans leur propre dossier.
- Rangées dans le dossier de chaque clientDans le Drive du cabinet, dès le premier fichier.
- Les étapes de la saisie, visiblesLes clients voient où en est chaque mois.
Collecter les pièces des clients, sans courir après les e-mails
Chaque mois avant la déclaration de TVA, et plus encore à la clôture, les mêmes pièces arrivent de partout.
Par e-mail et sur papier
- Les justificatifs arrivent en pièces jointes « scan001.pdf »
- Certains par e-mail, d’autres dans un dossier partagé, d’autres sur papier
- Quelqu’un au cabinet range chaque pièce à la main
- Les documents financiers dorment dans plusieurs boîtes e-mail
Avec Drive Workflows
- Chaque client dépose ses fichiers dans son propre dossier du Drive du cabinet
- Chaque mois commence par une demande, envoyée en un clic
- L’équipe coche ses étapes, le client les voit
- Chaque document reste dans le Drive du cabinet
Pourquoi un portail client pour expert-comptable
Des pièces justificatives comptables envoyées en sécurité
Les clients déposent leurs pièces par la connexion sécurisée du site, directement dans leur propre dossier. Chaque client accède à ce seul dossier. Relevés bancaires et bulletins de salaire restent hors des boîtes e-mail.
Les documents des clients, rangés dans le Drive du cabinet
Chaque fichier arrive dans le bon dossier client du Google Drive du cabinet. Experts-comptables et collaborateurs continuent de travailler dans Drive comme d’habitude. Les pièces traitées rejoignent d’elles-mêmes le dossier choisi.
Une plateforme expert-comptable sur le site du cabinet
Le portail se trouve sur le site WordPress du cabinet, à son nom. Il sert toute l’année pour les pièces du mois, et à la clôture pour le bilan et les déclarations. Il complète le logiciel cabinet comptable, qui reste en place. Les clients suivent chaque demande dans « Mes demandes ».
Exemple
Les justificatifs du mois, du client au Drive du cabinet
-
Étape 1 : Chaque client a son dossier
Le cabinet définit une seule règle, par exemple « Clients/e-mail du client ». À la première connexion du client, son dossier est créé dans le Drive du cabinet. Il voit uniquement ce dossier.
Capture : la règle des dossiers dans les réglages -
Étape 2 : Le client dépose justificatifs et factures
Sur le site du cabinet, depuis un ordinateur ou un téléphone, le client envoie les pièces du mois dans « Justificatifs ». Chaque fichier arrive directement dans son dossier du Drive.
Capture : envoi dans « Justificatifs » -
Étape 3 : Un clic les envoie pour la saisie
Le client sélectionne les fichiers du mois, fait un clic droit et choisit « Envoyer pour la saisie ». Un court formulaire demande le mois concerné. L’équipe voit la demande aussitôt.
Capture : clic droit, « Envoyer pour la saisie » -
Étape 4 : L’équipe travaille, les pièces se rangent
L’équipe coche « Pièces vérifiées », puis « Saisie terminée ». Le client suit les deux étapes dans « Mes demandes ». Les justificatifs du mois rejoignent ensuite d’eux-mêmes « Classé », et le client reçoit un e-mail.
Capture : « Mes demandes » -
Étape 5 : Le client approuve les comptes finis
Le cabinet enregistre les comptes dans le dossier « À approuver » du client. Le client fait un clic droit, choisit « Approuver ces comptes » et confirme. Les comptes rejoignent « Approuvé/2026 », et le cabinet reçoit un e-mail.
Capture : « Approuver ces comptes »
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D’autres workflows pour un cabinet comptable
Chaque workflow (circuit de demande) se règle une seule fois. Voici d’autres demandes qu’un cabinet comptable peut proposer à ses clients.
Les relevés parviennent au cabinet en une seule étape, déjà dans le bon dossier.
- Étape 1 · Le clientLe client sélectionne les relevés bancaires du mois, fait un clic droit et choisit « Envoyer mes relevés bancaires ». Le formulaire demande le mois.
- Étape 2 · Les fichiersLes relevés sont copiés dans le dossier « Comptabilité/2026 » du client.
- Étape 3 · E-mailLe cabinet reçoit un e-mail avec le mois et la liste des fichiers.
Où arrivent les fichiers : Les originaux dans le dossier du client ; une copie dans « Comptabilité/2026 », prête pour l’équipe.
Le client envoie les pièces de l’année ; le cabinet vérifie que rien ne manque avant de préparer la déclaration.
- Étape 1 · Le clientLe client sélectionne ses pièces et choisit « Pièces pour ma déclaration de revenus ».
- Étape 2 · ValidationL’expert-comptable vérifie le dossier et l’approuve depuis un lien reçu par e-mail, une fois complet.
- Étape 3 · L’équipeL’équipe coche « Déclaration préparée », puis « Déclaration déposée ».
- Étape 4 · Les fichiersLes pièces sont déplacées dans le dossier « Fiscal/2026 » du client.
- Étape 5 · E-mailLe client reçoit un e-mail : la déclaration est déposée.
S’il manque une pièce à l’étape 2
- ValidationL’expert-comptable refuse le dossier.
- E-mailLe client reçoit un e-mail « refusé ».
- Le clientLe client ajoute la pièce manquante.
Retour à l’étape 1 : le client envoie le dossier complet
Où arrivent les fichiers : Les pièces de l’année dans le dossier « Fiscal/2026 » du client, sur le Drive du cabinet.
Les documents que les clients envoient
Ce que les clients transmettent à leur expert-comptable, chaque fichier directement dans leur propre dossier.
Comptabilité du mois
- Justificatifs et tickets
- Factures fournisseurs
- Factures de vente
- Relevés bancaires
- Notes de frais
Paie
- Éléments variables de paie
- Absences et congés
- Fiches d’embauche
- Contrats de travail
Fiscal et clôture
- Avis d’imposition
- Pièces de clôture (stocks, inventaire)
- Factures d’immobilisations
- Tableaux d’amortissement d’emprunt
Vie de la société
- Statuts et extrait Kbis
- Contrats
- Attestations d’assurance
- Baux
Ce qui est inclus
Un dossier par client
Créé à la première visite du client et nommé selon la règle du cabinet. Chaque client voit uniquement le sien.
Des envois dans le Drive du cabinet
Justificatifs, factures et scans volumineux vont directement dans le dossier du client sur le Drive, jamais sur l’hébergement du site.
Le formulaire du cabinet
Le formulaire intégré, ou Contact Form 7, WPForms, Ninja Forms ou Formidable Forms, demande le mois, une référence ou un commentaire.
Des approbations par e-mail
Le client, ou un associé du cabinet, approuve depuis un lien, avec une relance et une date de fin.
Un rangement automatique
Une fois le travail fait, les documents rejoignent le dossier choisi, comme « Classé » ou « Approuvé/2026 ».
Des outils RGPD
Export ou effacement des données d’un client, durée de conservation des documents au choix, même dans la version gratuite.
Sécurité et RGPD
Les documents financiers des clients restent dans le Drive du cabinet
La sécurité et le RGPD en détail- Un seul exemplaire, dans le Drive du cabinetChaque document est enregistré une fois, dans le dossier du client, sous le contrôle du cabinet.
- Le client et l’équipe, et personne d’autreChaque client accède uniquement à son propre dossier, par la connexion sécurisée du site.
- Conservés le temps choisiLe cabinet fixe les durées de conservation et efface les données d’un client le moment venu.
Pour qui
Les cabinets d’expertise comptable qui rangent les documents de leurs clients dans Google Drive et ont, ou prévoient, un site WordPress. D’un comptable indépendant à un cabinet avec une équipe.
Les fichiers du cabinet sont ailleurs que dans Google Drive ? Écrivez-nous d’abord : d’autres espaces de stockage arriveront plus tard.
Questions
Comment collecter les pièces comptables des clients sans e-mails ?
Chaque client reçoit un espace privé sur le site du cabinet, où il dépose ses documents directement dans son dossier du Google Drive du cabinet. Une demande avec un court formulaire, par exemple « Pièces pour ma déclaration de revenus 2026 », signale à l’équipe que tout est arrivé. Le client suit l’avancement dans « Mes demandes ».
Peut-on relancer un client pour une pièce manquante ?
Oui, avec une étape d’approbation dans le workflow. L’approbateur, un collaborateur ou le client, décide depuis un lien reçu par e-mail et reçoit une relance au bout de quelques jours si rien ne bouge. La date de fin choisie clôt la demande. Quand l’expert-comptable refuse un dossier incomplet, le client reçoit un e-mail et envoie la pièce manquante.
Comment les clients envoient-ils justificatifs et factures de façon sécurisée ?
Le client se connecte à son espace sur le site du cabinet et y dépose ses fichiers, par la connexion sécurisée du site, directement dans son propre dossier du Drive. Aucune pièce jointe ne circule par e-mail, et aucun autre client n’accède au dossier. Avec l’application Cloud Docs Pro (bientôt disponible), il peut aussi envoyer ses fichiers depuis son téléphone.
L’e-mail est-il sûr pour transmettre les documents des clients ?
L’e-mail n’a pas été conçu pour les documents financiers. Les pièces jointes restent dans plusieurs boîtes et peuvent être transférées par erreur. Avec un portail client, chaque document est enregistré une fois, dans le dossier du client sur le Drive du cabinet. Seuls le client et l’équipe y accèdent, et le cabinet choisit combien de temps il est conservé.
Chaque client peut-il avoir son dossier automatiquement ?
Oui. Le cabinet écrit une seule règle de dossier, par exemple « Clients/e-mail du client » ou un numéro client tiré de son compte. La première fois qu’un client ouvre son espace, son dossier est créé dans le Drive du cabinet.
Les clients peuvent-ils approuver un document en ligne ?
Oui. Le cabinet enregistre le document dans le dossier du client et propose dessus un workflow comme « Approuver ces comptes ». Le client fait un clic droit sur le document, confirme dans un court formulaire, et le fichier rejoint de lui-même le dossier choisi, par exemple « Approuvé/2026 ». Le cabinet reçoit un e-mail avec la réponse du client.
Comment les clients obtiennent-ils un compte ?
Les clients utilisent un compte WordPress ordinaire sur le site du cabinet. Le cabinet le crée lui-même dans WordPress, ou les clients s’inscrivent sur le site si l’inscription est ouverte. Ils n’ont jamais besoin d’un compte Google.
Les clients doivent-ils installer quelque chose ?
Non. Les clients utilisent leur espace dans leur navigateur, sur ordinateur ou sur téléphone. Ceux qui préfèrent une application pourront relier l’application Cloud Docs Pro pour iPhone et Android (bientôt disponible) au site du cabinet avec un QR code.