Workflow automatisé

Exemples de workflows documentaires, étape par étape

…de vraies demandes, du clic droit à l’e-mail de clôture.

Un workflow automatisé sur le site de l’entreprise : les clients envoient leurs documents depuis leur espace privé, chaque étape suit dans l’ordre, et les fichiers arrivent dans le bon dossier du Google Drive.

Lancé d’un clic droitLe client sélectionne ses fichiers et remplit un court formulaire.
Approuvé depuis un lien par e-mailPar un collègue, un rôle ou le client.
Classé dans Google DriveLes fichiers sont déplacés ou copiés dans le dossier choisi.

Essayer la démo en ligne Voir les fonctionnalités

Capture vidéo : fichiers sélectionnés, clic droit → « Déposer mon dossier » → formulaire → la demande dans « Mes demandes », de « Approbation » à « Transmis au propriétaire »

Qu’est-ce qu’un workflow documentaire ?

Un workflow (circuit de demande) est un type de demande réglé une fois dans WordPress, comme « Déclarer un sinistre » ou « Valider ce plan ».

Les clients le retrouvent dans le menu du clic droit. Chaque fois qu’un client l’envoie, il devient une demande qui suit les étapes du workflow.

Les briques d’un workflow, toujours dans cet ordre

L’e-mail de clôture est toujours là. Les autres briques s’activent selon les besoins de chaque workflow.

Le client envoie la demande Clic droit sur des fichiers ou un dossier, puis un court formulaire.
Approbation Facultatif Par un collègue, un rôle ou le client, depuis un lien par e-mail.
Étapes de l’équipe Facultatif Autant que nécessaire, avec des noms que le client lit.
Classement Facultatif Les fichiers sont déplacés ou copiés dans un dossier du Drive.
E-mail de clôture Au client, à une adresse ou à un rôle.

Ce que voit le client, ce que voit l’équipe

Le client

« Mes demandes » sur le site

Capture : « Mes demandes » avec une demande à une étape de l’équipe (données de démonstration)

« Approbation » tant qu’une décision est attendue
Puis le nom de l’étape en cours côté équipe
Puis « Terminée », ou « Annulée »
Des notifications sur le téléphone avec l’application Cloud Docs Pro (bientôt disponible)

L’équipe

L’écran Activité dans WordPress

Capture : l’écran Activité avec une demande et ses réponses (données de démonstration)

Chaque demande, avec les réponses du formulaire et les fichiers
Approuver ou refuser ici, ou depuis le lien de l’e-mail
Cocher chaque étape de l’équipe une fois faite
Les fichiers qui attendent dans le bon dossier du Drive

Exemples

Exemples de workflows, du plus simple aux allers-retours

Choisissez un exemple pour voir chaque étape.

La commande et ses fichiers arrivent à l’imprimerie en une seule étape. Personne n’a rien à trier.

Étape 1 · Le clientLe client sélectionne ses fichiers PDF ou TIFF prêts à imprimer et choisit « Envoyer à l’impression ». Le formulaire demande la quantité, le papier et la date de livraison.
Étape 2 · Les fichiersLes fichiers sont copiés aussitôt dans le dossier « Travaux d’impression » de l’imprimerie.
Étape 3 · E-mailL’imprimerie reçoit un e-mail avec toutes les réponses et la liste des fichiers. C’est terminé.

Où arrivent les fichiers : Les originaux dans le dossier du client. Une copie dans le dossier « Travaux d’impression » de l’imprimerie, prête pour la production.

Un candidat locataire envoie son dossier. L’agence vérifie qu’il est complet, puis le transmet au propriétaire.

Étape 1 · Le clientLe candidat sélectionne ses pièces et choisit « Déposer mon dossier ». Le formulaire demande le bien et la date d’entrée souhaitée.
Étape 2 · ApprobationChaque gestionnaire location reçoit un e-mail et approuve une fois le dossier complet.
Étape 3 · L’équipeL’agence coche « Transmis au propriétaire », puis « Décision du propriétaire ».
Étape 4 · Les fichiersUne copie du dossier part dans le dossier « Dossiers/Complets ».
Étape 5 · E-mailLe candidat reçoit un e-mail : la demande est complète.

S’il manque une pièce à l’étape 2

ApprobationLe gestionnaire refuse et indique au candidat ce qui manque.
E-mailLe candidat reçoit un e-mail « demande refusée ».
Le clientLe candidat ajoute la pièce manquante dans son dossier.

Retour à l’étape 1 : le candidat dépose à nouveau son dossier

Où arrivent les fichiers : Dans le dossier du candidat, avec une copie dans « Dossiers/Complets », dans le Google Drive de l’agence.

L’architecte enregistre un nouveau plan dans le dossier « À valider » du client. Le client le valide, ou demande des modifications.

Étape 1 · Le clientLe client fait un clic droit sur le plan, choisit « Valider ce plan » et coche « Je valide cette version ».
Étape 2 · Les fichiersLe plan passe tout seul dans le dossier « Plans validés ».
Étape 3 · E-mailL’architecte reçoit un e-mail avec le commentaire du client.

Si le client veut des modifications à l’étape 1

Le clientLe client choisit « Demander des modifications » et précise quoi changer.
L’équipeL’équipe de l’architecte coche « Modifications en cours ».
E-mailLe client reçoit un e-mail une fois les modifications faites.

Retour à l’étape 1 : la version suivante arrive dans « À valider »

Où arrivent les fichiers : Les plans validés dans le dossier « Plans validés » du client. Les plans en discussion restent dans « À valider ».

Le photographe dépose les épreuves, en basse définition et filigranées, dans le dossier « Épreuves » du client. Le client peut les consulter, pas les modifier. Les photos finales reviennent en haute définition.

Étape 1 · Le clientLe client sélectionne ses épreuves préférées, fait un clic droit et choisit « Commander ces photos ». Un champ commentaire recueille ses souhaits de retouche.
Étape 2 · L’équipeLe photographe coche « Retouches », puis « Photos prêtes » une fois les fichiers haute définition déposés dans le dossier « Photos finales » du client.
Étape 3 · Les fichiersLes épreuves choisies sont copiées dans « Sélection », comme trace de la commande.
Étape 4 · E-mailLe client reçoit un e-mail : les photos sont prêtes à télécharger.

Où arrivent les fichiers : Les épreuves dans « Épreuves », les choisies dans « Sélection », les photos haute définition dans « Photos finales » : tout est dans le dossier du client, sur le Google Drive du photographe.

D’autres workflows, chacun construit différemment

Courtier en assurancesFormulaireÉtapes de l’équipeDéplacementE-mail

Déclarer un sinistre

L’assuré envoie photos et documents en une fois, puis suit son sinistre.

1
Le clientSélectionne les photos, le constat amiable ou un devis de réparation, et choisit « Déclarer un sinistre ». Le formulaire demande la date et le type de sinistre.
2
L’équipe« Sinistre reçu », « Transmis à l’assureur », « Passage de l’expert prévu », « Sinistre réglé ».
3
Les fichiersDéplacés dans « Sinistres/e-mail du client/Clos ».
4
L’e-mailPart au client.

Où arrivent les fichiers: Dans le dossier « Clos » des sinistres du client, dans le Google Drive du courtier.
Ce que voit le client: Le nom de chaque étape dans « Mes demandes ». Plus besoin d’appeler pour savoir où en est le sinistre.

Cabinet d’avocatsFormulaireApprobation avec connexionÉtape de l’équipeDéplacementE-mail

Transmettre des pièces pour mon dossier

L’avocat en charge accepte les pièces avant qu’elles rejoignent le dossier.

1
Le clientSélectionne contrats, courriers ou éléments de preuve et choisit « Transmettre des pièces pour mon dossier ». Le formulaire demande la référence du dossier.
2
L’approbationL’avocat reçoit un e-mail et doit se connecter au site pour décider.
3
L’équipe« Versé au dossier ».
4
Les fichiersDéplacés dans « Affaires/e-mail du client/Acceptées ».
5
L’e-mailPart à l’assistant de l’avocat, avec la référence du dossier.

Où arrivent les fichiers: Dans le dossier « Acceptées » du client, dans le Google Drive du cabinet.
Ce que voit le client: « Approbation », puis « Versé au dossier », puis « Terminée ».

Bon à savoir : avec la connexion obligatoire, le lien de l’e-mail seul ne suffit pas pour décider.

Entreprise du bâtiment ou de rénovationFormulaireÉtapes de l’équipeCopieE-mail

Accepter le devis

Le client accepte le devis en ligne, puis suit le chantier jusqu’à la réception des travaux.

1
Le clientFait un clic droit sur le devis déposé par l’entreprise dans son dossier et choisit « Accepter le devis ». Le formulaire demande son nom, une case à cocher et la semaine de démarrage.
2
L’équipe« Date de démarrage confirmée », « Travaux en cours », « Travaux terminés ».
3
Les fichiersLe devis est copié dans « Devis acceptés/e-mail du client ».
4
L’e-mailPart au client.

Où arrivent les fichiers: Le devis reste dans le dossier du client. Le bureau en garde une copie dans « Devis acceptés ».
Ce que voit le client: Chaque étape du chantier dans « Mes demandes ».

Bon à savoir : le formulaire garde le nom du client et la date, comme trace. Ce n’est pas une signature électronique.

Agence de traductionFormulaireApprobationÉtapes de l’équipeE-mail

Traduire ces fichiers

La cheffe de projet accepte la commande, l’équipe traduit, le client reçoit le résultat dans son dossier.

1
Le clientSélectionne les documents à traduire et choisit « Traduire ces fichiers ». Le formulaire demande la langue et le délai.
2
L’approbationLa cheffe de projet accepte la commande depuis un lien par e-mail. Une relance part après un jour.
3
L’équipe« Traduction en cours », « Relecture », « Livrée ». Les traductions sont enregistrées dans le dossier « Traductions » du client.
4
L’e-mailPart au client.

Où arrivent les fichiers: Les fichiers d’origine restent en place. Les traductions sont dans le dossier « Traductions » du client.
Ce que voit le client: « Approbation », puis chaque étape de l’équipe, puis « Terminée ».

Bon à savoir : un workflow peut laisser les fichiers là où ils sont. Le classement est facultatif.

Expert-comptableFormulaireÉtapes de l’équipeDéplacementE-mail

Envoyer pour la saisie

Les justificatifs du mois partent au cabinet en une seule demande, et sont classés une fois saisis.

1
Le clientSélectionne les justificatifs du mois dans « Justificatifs » et choisit « Envoyer pour la saisie ». Le formulaire demande le mois concerné.
2
L’équipe« Pièces vérifiées », « Saisie terminée ».
3
Les fichiersDéplacés dans « Clients/e-mail du client/Classés ».
4
L’e-mailPart au client.

Où arrivent les fichiers: Dans le dossier « Classés » du client, dans le Google Drive du cabinet.
Ce que voit le client: Chaque étape, puis « Terminée ». Le dossier « Justificatifs » est de nouveau vide pour le mois suivant.

Experts-comptables

D’autres exemples par métier

Experts-comptables

Justificatifs envoyés pour la saisie, états approuvés par le client.

Voir comment

Agences immobilières

Pièces des propriétaires vérifiées, projets de mandat approuvés par le propriétaire.

Voir comment

Centres de domiciliation

Une lettre réexpédiée en un clic, suivie jusqu’à son envoi.

Voir comment

Agences web

Des demandes réglées pour chaque site client livré.

Voir comment

Voir tous les cas d’usage

Ce que les workflows ne font pas encore

Chaque limite a sa solution de remplacement. Vos retours décident de ce que nous construisons ensuite.

Pas encore disponible

Une étape de paiement dans une demande : l’accès à l’espace client se vend plutôt avec WooCommerce
La signature électronique : les clients approuvent en cochant une case dans le formulaire de la demande
Un formulaire d’envoi public : les clients déposent depuis leur compte, pour que chaque fichier arrive dans le bon dossier
Plusieurs approbations dans un même workflow : des étapes d’équipe ajoutent les vérifications suivantes
Prendre une photo dans l’application : les clients envoient une photo déjà enregistrée sur le téléphone

Besoin de l’une d’elles, ou d’autre chose ? Dites-le-nous

Créer son propre workflow

Chaque exemple de cette page se règle dans WordPress, menu Workflows, sans code ni logiciel de workflow à part. Un nom, les fichiers concernés, un formulaire, puis les étapes.

Plutôt nous le confier ? Nous réglons les workflows et connectons l’extension de formulaires.

Demander un devis gratuit Voir les services

Envoyer une demande dans la démo en ligne

Des dossiers et des workflows sont prêts à essayer. Sans formulaire ni inscription.

Essayer la démo en ligne Télécharger la version gratuite

Formules payantes à partir de 149 € TTC par an, application Cloud Docs Pro incluse · Voir tous les tarifs

Questions

Qu’est-ce qu’un circuit de validation de documents ?

Un processus de validation fixe le chemin qu’un document suit avant d’être accepté. Avec Drive Workflows, le client envoie ses documents d’un clic droit. L’approbateur reçoit un e-mail avec un lien pour approuver ou refuser. Viennent ensuite les étapes de l’équipe, le classement et l’e-mail de clôture.

Quelle différence entre un workflow et une demande ?

Le workflow est le type de demande réglé une fois : son nom, son formulaire et ses étapes. La demande est celle qu’un client envoie, sur ses propres documents. Un client peut avoir plusieurs demandes ouvertes en même temps, chacune à sa propre étape.

Qui peut approuver une demande ?

Un collègue, par son adresse e-mail, toutes les personnes d’un même rôle, ou le client. Ils décident depuis le lien de l’e-mail ou sur l’écran Activité de WordPress. Une relance et une date de fin peuvent s’ajouter, ainsi qu’une connexion obligatoire au site avant de décider.

Un workflow peut-il avoir plusieurs approbateurs à la suite ?

Chaque workflow a une seule approbation, et elle vient en premier, avant les étapes de l’équipe. Pour d’autres vérifications, des étapes d’équipe s’ajoutent : la demande attend à chacune qu’un membre de l’équipe la coche.

Que se passe-t-il quand un approbateur refuse ?

La demande se clôt et le client reçoit un e-mail qui lui annonce le refus. L’e-mail ne donne pas de motif : il reste à dire au client ce qui manque. Il peut ensuite envoyer à nouveau la demande.

Les fichiers peuvent-ils changer de dossier tout seuls à la fin d’une demande ?

Oui. Après les étapes de l’équipe, les fichiers sont déplacés ou copiés dans le dossier choisi du Google Drive. Si le dossier n’existe pas encore, il est créé.

Peut-on utiliser sa propre extension de formulaires ?

Oui. Contact Form 7, WPForms, Ninja Forms et Formidable Forms sont testés sur des sites en production. Google Forms peut envoyer ses réponses par un webhook. Les réponses sont enregistrées avec la demande et peuvent figurer dans les e-mails.

Un client peut-il payer ou signer dans une demande ?

Pas aujourd’hui. Une demande n’a ni étape de paiement ni signature électronique. L’accès à tout l’espace client peut se vendre avec WooCommerce, en une fois ou par abonnement.