Extranet immobilier pour agences

Un extranet immobilier pour les propriétaires et les locataires

Un outil pour l’agence : pièces du mandat et dossiers de location arrivent directement dans son Google Drive.

Propriétaires et candidats déposent en ligneDepuis un ordinateur ou un téléphone, dans leur propre dossier.
Un dossier par propriétaire et par candidatDans le Drive de l’agence, dès le premier fichier.
Chaque dossier vérifié, chaque étape visiblePropriétaires et candidats voient où en est leur dossier.

Essayer la démo en ligne Voir les tarifs

Capture : l’espace d’un propriétaire avec la demande « Pièces pour le mandat » en cours, et l’espace d’un candidat avec « Déposer mon dossier » (données de démonstration)

Les pièces des propriétaires et des locataires, sans courir après les e-mails

Chaque mandat et chaque location commencent par une liste de pièces à réunir.

Par e-mail et par message

Les pièces arrivent en plusieurs fois, de plusieurs endroits
Un titre de propriété scanné est trop lourd pour une pièce jointe
Les agents enregistrent chaque fichier à la main et cherchent ce qui manque
Les copies de pièces d’identité et de bulletins de salaire dorment dans plusieurs boîtes

Avec Drive Workflows

Chaque propriétaire et chaque candidat dépose dans son propre dossier
Les scans volumineux vont directement dans le Drive de l’agence
Une demande indique à l’agent que le dossier est prêt à vérifier
Chaque document reste dans le Drive de l’agence

Pourquoi un extranet immobilier

Les documents immobiliers rangés dans Google Drive

Les documents de chaque propriétaire et de chaque candidat arrivent dans leur propre dossier du Drive de l’agence. L’équipe les retrouve là où elle travaille déjà. C’est un espace client immobilier construit sur le Drive que l’agence utilise déjà.

Un partage sécurisé avec propriétaires et locataires

Pièces d’identité, bulletins de salaire et titres de propriété sont déposés une seule fois, par la connexion sécurisée du site. Seuls la personne et l’agence accèdent au dossier. Aucune copie ne reste dans les boîtes e-mail.

Moins de tâches administratives pour les agents

Les agents n’enregistrent plus les pièces jointes à la main. Une demande leur indique qu’un dossier est prêt à vérifier. Le propriétaire ou le locataire suit chaque étape dans « Mes demandes ».

Exemple 1

Propriétaires : de la première visite au mandat approuvé

Vidéo explicative : à venir

Étape 1 : Le propriétaire reçoit un compte

Après la première visite, l’agent crée le compte du propriétaire sur le site de l’agence. Son dossier est créé dans le Drive de l’agence, par exemple « Propriétaires/e-mail du propriétaire ».

Capture : le dossier du propriétaire dans le Drive de l’agence
Étape 2 : Le propriétaire dépose ses pièces

Le propriétaire se connecte et dépose sa pièce d’identité, son titre de propriété et ses diagnostics. Les longs actes scannés passent aussi.

Capture : envoi dans l’espace du propriétaire
Étape 3 : Une demande envoie le dossier

Le propriétaire sélectionne les fichiers, fait un clic droit et choisit « Pièces pour le mandat ». Un court formulaire demande l’adresse du bien. L’agent vérifie le dossier depuis un lien reçu par e-mail.

Capture : clic droit, « Pièces pour le mandat »
Étape 4 : L’agent prépare le mandat

Le propriétaire suit « Projet de mandat en préparation » dans « Mes demandes ». Quand l’agent marque l’étape terminée, les documents rejoignent le dossier « Mandat » du propriétaire.

Capture : « Mes demandes »
Étape 5 : Le propriétaire approuve le projet

L’agent enregistre le projet de mandat dans le dossier du propriétaire. Le propriétaire fait un clic droit dessus et choisit « Approuver le projet de mandat ». Le projet rejoint « Mandat/Approuvé », et l’agence reçoit un e-mail.

Capture : « Approuver le projet de mandat »

Suivre ce tutoriel dans l’Aide

Exemple 2

Agence de locationFormulaireApprobationÉtapes de l’équipeCopieE-mail

Locataires : du dossier de location à la décision du propriétaire

1
Le candidat dépose son dossierLe candidat locataire se connecte au site de l’agence. Il dépose sa pièce d’identité, un justificatif de domicile, son contrat de travail, ses derniers bulletins de salaire, son avis d’imposition et les pièces du garant.
2
Une demande envoie le dossier de locationIl sélectionne ses pièces, fait un clic droit et choisit « Déposer mon dossier ». Un court formulaire demande la référence du bien, la date d’entrée et le garant.
3
Le gestionnaire location vérifie le dossierLe gestionnaire approuve depuis un lien reçu par e-mail. S’il manque une pièce, il refuse et indique au candidat quoi ajouter. Le candidat reçoit un e-mail « refusé » et dépose à nouveau son dossier.
4
Le propriétaire décideLe candidat suit « Transmis au propriétaire », puis « Décision du propriétaire » dans « Mes demandes ». L’équipe coche chaque étape.
5
Le dossier complet est rangéLes pièces sont copiées dans « Dossiers/Complets » du Drive de l’agence. Le candidat reçoit un e-mail de clôture.

Les candidats qui ne louent pas : si l’agence l’active, leurs comptes sont verrouillés après une période sans activité, puis supprimés.

Voir cet exemple de workflow en détail

D’autres workflows pour une agence

Chaque workflow (circuit de demande) se règle une seule fois. Voici d’autres demandes qu’une agence peut proposer à ses propriétaires et locataires.

Chaque année, le locataire envoie son attestation en une seule étape ; l’agence l’a dans ses dossiers.

Étape 1 · Le clientLe locataire dépose l’attestation, fait un clic droit dessus et choisit « Envoyer mon attestation d’assurance habitation ».
Étape 2 · Les fichiersL’attestation est copiée dans le dossier « Assurances/2026 » de l’agence.
Étape 3 · E-mailL’agence reçoit un e-mail avec le nom du locataire et le fichier.

Où arrivent les fichiers : Dans le dossier du locataire, avec une copie dans « Assurances/2026 » sur le Drive de l’agence.

Le locataire signale un problème avec des photos ; le gestionnaire décide de la suite.

Étape 1 · Le clientLe locataire dépose des photos du problème et choisit « Signaler une réparation ». Le formulaire demande la pièce concernée et une description.
Étape 2 · ValidationLe gestionnaire examine le signalement et l’approuve depuis un lien reçu par e-mail.
Étape 3 · L’équipeL’équipe coche « Artisan prévu », puis « Réparation faite ».
Étape 4 · Les fichiersLes photos sont déplacées dans le dossier « Réparations/2026 » du bien.
Étape 5 · E-mailLe locataire reçoit un e-mail : la réparation est faite.

Si la réparation est à la charge du locataire à l’étape 2

ValidationLe gestionnaire refuse le signalement.
E-mailLe locataire reçoit un e-mail « refusé ».
L’équipeL’agence indique au locataire ce qu’il doit faire.

Retour à l’étape 1 pour le prochain signalement

Où arrivent les fichiers : Les photos dans le dossier « Réparations/2026 » du bien, sur le Drive de l’agence.

Voir d’autres exemples de workflows

Les documents que les clients envoient

Chaque workflow demande ses propres pièces. Voici ce que les agences réunissent le plus souvent.

Propriétaires, pour une vente

Pièce d’identité
Titre de propriété
Diagnostics immobiliers
Plans
Relevés de charges de copropriété

Propriétaires, pour une location

Pièce d’identité
Titre de propriété
Attestation d’assurance
Anciens baux

Candidats locataires

Pièce d’identité
Justificatif de domicile
Contrat de travail
Derniers bulletins de salaire
Avis d’imposition
Pièces du garant

Pendant la location

Attestation d’assurance habitation
Photos de réparation
Relevés de compteurs

Ce qui est inclus

Un dossier par propriétaire et par candidat

Créé selon la règle de dossier de l’agence. Chacun voit uniquement son propre dossier.

Des envois dans le Drive de l’agence

Pièces d’identité, bulletins de salaire et longs actes scannés vont directement dans le bon dossier, jamais sur l’hébergement du site.

Des demandes avec formulaire

L’adresse du bien pour un mandat, la référence du bien et la date d’entrée pour un dossier de location.

Des approbations par e-mail

L’agent vérifie chaque dossier depuis un lien reçu par e-mail. Le propriétaire approuve le projet de mandat d’un clic droit.

Un rangement automatique

Les dossiers terminés sont déplacés ou copiés dans le dossier choisi, comme « Dossiers/Complets ».

Des outils RGPD

Effacement des données d’un propriétaire ou d’un candidat, durée de conservation des documents au choix, même dans la version gratuite.

Sécurité et RGPD

Pièces d’identité et bulletins de salaire restent dans le Drive de l’agence

La sécurité et le RGPD en détail

Un seul exemplaire, dans le Drive de l’agenceChaque document est enregistré une fois, dans le dossier du propriétaire ou du candidat, sous le contrôle de l’agence.
La personne et l’agence, et personne d’autreChacun accède uniquement à son propre dossier, par la connexion sécurisée du site.
Conservés le temps choisiL’agence fixe les durées de conservation et efface les données d’une personne le moment venu.

Pour qui

Les agences immobilières et administrateurs de biens qui rangent leurs dossiers dans Google Drive et ont, ou prévoient, un site WordPress. Drive Workflows couvre le volet documents d’une vente ou d’une location.

Conçu pour

Agences immobilières (transaction)
Agences de location et gestionnaires locatifs
Administrateurs de biens qui collectent les pièces des propriétaires
Agences qui veulent arrêter de recevoir pièces d’identité et bulletins de salaire par e-mail

Vous préférez qu’on le mette en place ? Voir la mise en place

Besoin d’un suivi complet des transactions (offres, dates de signature, honoraires) ? Drive Workflows gère uniquement les documents et les demandes : écrivez-nous d’abord.

Voir ce que verront propriétaires et locataires

La démo en ligne contient des dossiers et des demandes prêts à essayer.

Essayer la démo en ligne Télécharger la version gratuite

Formules payantes à partir de 149 € TTC par an, application Cloud Docs Pro incluse · Voir tous les tarifs

Questions

Comment recevoir un dossier de location complet en ligne ?

Chaque candidat dépose ses pièces dans un espace privé sur le site de l’agence, directement dans son dossier du Drive. Il les envoie avec la demande « Déposer mon dossier ». Le gestionnaire location vérifie le dossier depuis un e-mail ; s’il manque une pièce, il refuse et le candidat dépose à nouveau son dossier en ligne.

Quelles pièces un propriétaire doit-il fournir pour une vente ou une location ?

Pour une vente : pièce d’identité, titre de propriété, diagnostics, plans et relevés de charges de copropriété. Pour une location : pièce d’identité, titre de propriété, attestation d’assurance et anciens baux. L’agence crée le compte du propriétaire et lui envoie le lien vers son espace. Il dépose ses pièces quand il est prêt, et une demande comme « Pièces pour le mandat » indique à l’agent que le dossier est prêt à vérifier.

Peut-on voir les pièces qui manquent encore ?

Le dossier du propriétaire ou du candidat montre ce qui est arrivé. Une demande attend l’approbation de l’agent. S’il manque quelque chose, l’agent refuse et indique au client quoi ajouter. Il n’y a pas de liste de pièces automatique.

Plusieurs agents peuvent-ils travailler sur le dossier d’un même client ?

Oui. Le dossier se trouve dans le Google Drive de l’agence. Les agents y travaillent avec les accès que l’agence leur donne. Les fichiers qu’ils ajoutent apparaissent dans l’espace du client en une minute environ.

Le propriétaire peut-il envoyer des fichiers volumineux, comme un acte scanné ?

Oui. L’agence règle la taille d’envoi dans l’extension : 25 Mo par défaut, jusqu’à 512 Mo, dans la limite de l’hébergeur. Les gros fichiers partent du site vers le Drive par morceaux.

Est-il sûr d’envoyer pièces d’identité et documents du bien par e-mail ?

L’e-mail laisse des copies de documents sensibles dans plusieurs boîtes, où elles peuvent être transférées par erreur. Avec un extranet immobilier, chaque document est déposé une seule fois, par la connexion sécurisée du site, dans un dossier accessible à la personne et à l’agence uniquement.

Propriétaires et candidats ont-ils besoin d’un compte Google ?

Non. Ils utilisent un compte WordPress ordinaire sur le site de l’agence : l’agence le crée, ou ils s’inscrivent si l’inscription est ouverte. Seule l’agence relie son Google Drive, une fois, pour tout le site.

Que deviennent les candidats qui ne louent pas ?

Leurs documents restent dans le Drive de l’agence, comme tout autre fichier. Si l’agence l’active, les comptes de candidats inactifs sont verrouillés après la période choisie, puis supprimés. L’agence peut aussi exporter ou effacer les données d’une personne à tout moment.