Logiciel de domiciliation
Logiciel de domiciliation pour le courrier scanné et les demandes de réexpédition
Chaque scan arrive dans le dossier du domicilié, dans le Google Drive du centre. Le domicilié demande une réexpédition en un clic.
- Les scans dans l’espace de chaque domiciliéEnregistrés dans le Drive du centre, visibles sur le site en une minute environ.
- Une notification à chaque courrierAvec l’application Cloud Docs Pro, bientôt disponible.
- La réexpédition en un clicLe domicilié fait un clic droit sur le scan et remplit un court formulaire.
Le courrier scanné, sans allers-retours par e-mail
Un centre de domiciliation traite beaucoup de courrier, et chaque lettre apporte ses questions.
Par e-mail et par téléphone
- Chaque scan part par e-mail, une pièce jointe à la fois
- Les demandes de réexpédition se perdent parmi les autres e-mails
- L’équipe vérifie à la main ce qui a déjà été fait
- Les domiciliés appellent pour demander « mon courrier est-il arrivé ? »
Avec Drive Workflows
- Le scan attend dans le dossier du domicilié dès son enregistrement
- Chaque réexpédition est une demande, avec son court formulaire
- L’équipe coche « Courrier expédié »
- Les domiciliés suivent chaque étape dans « Mes demandes »
Pourquoi un logiciel de domiciliation relié à Google Drive
Les scans restent dans le Drive du centre
L’équipe continue d’enregistrer les scans dans le Google Drive du centre, comme aujourd’hui. Ce logiciel de gestion du courrier affiche chacun dans l’espace du bon domicilié, sur le site WordPress du centre. Les fichiers restent chez le centre, jamais chez nous.
Une seule liste de demandes pour l’équipe
Les demandes de réexpédition et de destruction arrivent à l’équipe sous forme de demandes, plus d’e-mails. Chacun coche l’étape qu’il a terminée. Toute l’équipe voit ce qu’il reste à faire.
Pour chaque domiciliataire, en français et en anglais
Un domiciliataire reçoit, scanne et réexpédie le courrier de ses domiciliés. L’espace client existe en français et en anglais. Il suit la langue du site.
Exemple
Une lettre, du scanner à l’adresse de réexpédition
Paperboy, centre de domiciliation à Narbonne et Béziers, l’utilise chaque jour pour les demandes de réexpédition du courrier de ses domiciliés.
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Étape 1 : L’équipe scanne et enregistre la lettre
L’équipe enregistre le PDF dans le dossier « Courrier » du domicilié, dans le Google Drive du centre, comme aujourd’hui.
Capture : le dossier « Courrier » du domicilié dans Google Drive -
Étape 2 : Le domicilié est prévenu
En une minute environ, le scan apparaît dans son espace sur le site. L’application Cloud Docs Pro (bientôt disponible) envoie une notification : « Nouveau document disponible sur votre espace ».
Capture : la notification « Nouveau document disponible sur votre espace » -
Étape 3 : Le domicilié demande une réexpédition
Il fait un clic droit sur le scan et choisit « Réexpédier ce courrier ». Un court formulaire demande l’adresse de réexpédition. L’équipe voit la demande aussitôt.
Capture : clic droit, « Réexpédier ce courrier » -
Étape 4 : L’équipe poste la lettre
Une fois la lettre postée, un membre de l’équipe coche « Courrier expédié ». Le domicilié suit chaque étape dans « Mes demandes », sans avoir à écrire au centre.
Capture : « Mes demandes » -
Étape 5 : Le scan est classé, le domicilié reçoit un e-mail
Si le centre le souhaite, le scan rejoint ensuite de lui-même un dossier comme « Renvoi ». Le domicilié reçoit un e-mail de clôture.
Capture : le scan dans « Renvoi »
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D’autres workflows pour un centre de domiciliation
Chaque workflow se règle une fois. Voici d’autres demandes qu’un centre de domiciliation peut proposer à ses domiciliés.
Le domicilié décide à partir du scan ; l’équipe détruit l’original et le domicilié sait que c’est fait.
- Étape 1 · Le domiciliéLe domicilié fait un clic droit sur le scan, choisit « Détruire ce courrier » et confirme dans un court formulaire.
- Étape 2 · L’équipeUne fois la lettre détruite, l’équipe coche « Courrier détruit ».
- Étape 3 · Les fichiersLe scan rejoint le dossier « Détruits » du domicilié, pour garder une trace.
- Étape 4 · E-mailLe domicilié reçoit un e-mail : la lettre a été détruite.
Où arrivent les fichiers : Le scan reste dans le dossier « Détruits » du domicilié, dans le Drive du centre.
Le domicilié demande l’envoi d’une lettre à une nouvelle adresse ; le centre vérifie la demande avant de poster.
- Étape 1 · Le domiciliéLe domicilié fait un clic droit sur le scan et choisit « Réexpédier à une autre adresse ». Le formulaire demande l’adresse.
- Étape 2 · ApprobationLe responsable du centre vérifie la demande et l’approuve depuis un lien reçu par e-mail.
- Étape 3 · L’équipeL’équipe poste la lettre et coche « Courrier expédié ».
- Étape 4 · Les fichiersLe scan rejoint le dossier « Renvoi » du domicilié.
- Étape 5 · E-mailLe domicilié reçoit un e-mail : la lettre est en route.
Si l’adresse est à vérifier à l’étape 2
- ApprobationLe responsable refuse la demande.
- E-mailLe domicilié reçoit un e-mail « demande refusée ».
- Le domiciliéLe domicilié corrige l’adresse.
Retour à l’étape 1 : le domicilié envoie à nouveau sa demande
Où arrivent les fichiers : Le scan dans le dossier « Renvoi » du domicilié, dans le Drive du centre.
Le courrier que reçoivent les domiciliés
Chaque lettre ou avis scanné part dans le dossier du domicilié.
Courrier officiel
- Courriers des impôts
- Courriers de l’Urssaf
- Courriers du tribunal
- Courriers du greffe
Courrier professionnel
- Factures
- Courriers de la banque
- Contrats
- Chèques reçus
Colis et recommandés
- Avis de passage d’un recommandé
- Avis de passage d’un colis
Demandes des domiciliés
- Réexpédier à une autre adresse
- Détruire
- Scanner en entier
- Garder pour un retrait sur place
Ces demandes sont des exemples. Le centre règle les workflows qu’il propose.
Ce qui est inclus
Un dossier courrier par domicilié
Chaque domicilié voit seulement son propre courrier, et rien d’autre du Drive du centre.
Une notification à chaque courrier
Dans l’application Cloud Docs Pro (bientôt disponible), regroupées quand plusieurs lettres arrivent ensemble.
Des demandes en un clic
Réexpédition, destruction ou toute autre demande créée par le centre, chacune avec son court formulaire.
Des étapes pour l’équipe
« Courrier expédié », « Courrier détruit » : l’équipe les coche une à une.
Un classement automatique
Une fois la demande terminée, le scan rejoint le dossier choisi, comme « Renvoi ».
Un nettoyage automatique
Les anciens scans peuvent partir dans la corbeille du Drive après la durée choisie. Inactif tant que le centre ne l’active pas.
Sécurité et RGPD
Le courrier des domiciliés reste dans le Google Drive du centre
La sécurité et le RGPD en détail- Chaque domicilié voit seulement son courrierLe dossier est vérifié à chaque demande : modifier un lien ne mène nulle part.
- Rien sur l’écran verrouilléLes notifications restent génériques : ni expéditeur ni nom de fichier sur le téléphone.
- Conservé aussi longtemps que le centre le décideLes scans restent dans le Drive jusqu’à leur suppression, ou jusqu’à la fin de la durée de conservation choisie.
Pour qui ?
Les domiciliataires, les centres de domiciliation et les services de gestion du courrier qui scannent le courrier de leurs clients dans Google Drive, et qui ont, ou prévoient, un site WordPress.
Drive Workflows couvre le côté client du service courrier. Les contrats de domiciliation, la facturation et l’accueil restent dans les outils actuels du centre.
Questions
Comment envoyer le scan du courrier aux domiciliés ?
Le centre enregistre chaque scan dans le dossier du domicilié, dans son Google Drive, comme aujourd’hui. Drive Workflows l’affiche dans l’espace privé du domicilié sur le site, en une minute environ. Plus d’e-mail à écrire ni de pièce jointe à envoyer.
Les domiciliés peuvent-ils demander en ligne la réexpédition ou la destruction d’une lettre ?
Oui. Le centre crée un workflow par service, par exemple « Réexpédier ce courrier » et « Détruire ce courrier », chacun avec son formulaire. Le domicilié fait un clic droit sur le scan et en choisit un. L’équipe coche chaque étape, et le domicilié la suit dans « Mes demandes ».
Les domiciliés sont-ils prévenus à l’arrivée d’un nouveau courrier ?
Oui, avec l’application Cloud Docs Pro (bientôt disponible). Dès qu’un nouveau scan arrive dans le dossier d’un domicilié, même enregistré directement dans Google Drive, son téléphone reçoit une notification. Plusieurs lettres arrivées ensemble donnent une seule notification, pas dix.
Combien de temps les scans sont-ils conservés, et peuvent-ils être supprimés automatiquement ?
Les scans restent dans le Google Drive du centre aussi longtemps qu’il les garde. Si le centre le souhaite, les anciens fichiers des dossiers clients partent dans la corbeille du Drive après la durée choisie, et le dossier d’un domicilié peut être supprimé à la fin de son contrat. Ce nettoyage reste inactif tant que le centre ne l’active pas, et un aperçu montre d’abord les fichiers concernés.
Chaque domicilié voit-il seulement son propre courrier ?
Oui. Chaque domicilié voit seulement son propre dossier, et rien d’autre du Drive du centre. Le dossier est vérifié à chaque demande reçue par le site : modifier un lien ne mène nulle part.
Les domiciliés ont-ils besoin d’un compte Google ?
Non. Les domiciliés se connectent avec un compte WordPress sur le site du centre. Le centre le crée, le domicilié s’inscrit si l’inscription est ouverte, ou un achat WooCommerce le crée.
Drive Workflows remplace-t-il le logiciel de gestion du centre de domiciliation ?
Non. Drive Workflows couvre le côté client : scans, demandes et notifications. Les contrats, la facturation et l’accueil restent dans les outils actuels du centre.
La réexpédition peut-elle être payée dans la demande ?
Pas encore dans la demande. L’accès à l’espace client peut se vendre avec WooCommerce, en une fois ou par abonnement, et la réexpédition se facture comme aujourd’hui.